Bài viết này chúng tôi nói về việc quản lý và sử dụng khắc con dấu tròn nói riêng và các loại con dấu khác nói chung, do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền cấp, không phải là con dấu hình vuông, hình oval, dấu chức danh, dấu tên…. Con dấu có thể xem là biểu tượng thể hiện vị trí pháp lý của tổ chức, doanh nghiệp. Việc quản lý và sử dụng con dấu phải tuân theo các qui định của pháp luật.
Các quy định về việc quản lý và sử dụng con dấu
Mỗi cơ quan, tổ chức chỉ được sử dụng một con dấu, trong trường hợp cần có thêm 1 con dấu cùng nội dung như con dấu thứ nhất thì phải được sự đồng ý bằng văn bản của cơ quan có thẩm quyền thành lập và phải có ký hiệu riêng để phân biệt với con dấu thứ nhất.
“Cơ quan có thẩm quyền thành lập” được hiểu là trong trường hợp cơ quan, tổ chức có địa bàn hoạt động trên phạm vi rộng, có trụ sở ngoài phạm vi tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi đóng trụ sở chính.
Do tính chất công việc và sự cần thiết để điều hành công việc kịp thời thì cơ quan, tổ chức đó có thể đề nghị cơ quan đã thành lập hoặc cấp phép hoạt động cho phép sử dụng thêm con dấu cùng nội dung như con dấu thứ nhất.
Các cơ quan, tổ chức có chức năng cấp văn bằng, chứng chỉ, thẻ chứng minh nhân dân, thị thực visa có dán ảnh thì được khắc thêm dấu nổi, dấu thu nhỏ để phục vụ cho công tác, nghiệp vụ nhưng phải do cấp có thẩm quyền cho phép và nội dung con dấu phải giống như con dấu ướt mà cơ quan, tổ chức đó được phép sử dụng.
Mực in dấu cần thống nhất sử dụng màu đỏ hoặc màu xanh.
Trong trường hợp bị mất con dấu, cơ quan, tổ chức cần báo ngay cho cơ quan công an gần nhất và cơ quan công an đã cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu đồng thời phải thông báo huỷ bỏ con dấu bị mất.
Con dấu đang dùng bị mòn, hỏng hoặc có sự chuyển đổi về tổ chức hay đổi tên tổ chức thì phải làm thủ tục khắc lại con dấu mới và nộp lại con dấu cũ.
Khi cơ quan, tổ chức sử dụng con dấu chia tách, sáp nhập, giải thể, kết thúc nhiệm vụ có hiệu lực thi hành thì người đứng đầu cơ quan, tổ chức phải thu hồi con dấu và nộp lại con dấu cho cơ quan công an cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấụ
Trong trường hợp tạm đình chỉ sử dụng con dấu, cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ra quyết định thành lập và cho phép sử dụng con dấu, phải thu hồi con dấu và phải thông báo cho cơ quan công an cấp giấy phép khắc dấu và các cơ quan liên quan biết.
Trường hợp Thủ trưởng/Giám đốc có trách nhiệm quản lý con dấu
Về nguyên tắc, Thủ trưởng hoặc người đứng đầu cơ quan, tổ chức kinh tế có trách nhiệm quản lý, kiểm tra việc bảo quản và sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức mình theo đúng chức năng và thẩm quyền được pháp luật quy định.
Lưu ý: Tại các doanh nghiệp, thông thường và theo quy định về công tác văn thư – con dấu được giao cho nhân viên phụ trách văn thư giữ. Đối với doanh nghiệp nhỏ, siêu nhỏ thì người chủ doanh nghiệp cũng chính là người có trách nhiệm giữ (quản lý) và sử dụng con dấu.
Chính phủ quy định con dấu của cơ quan, tổ chức nhà nước phải được giao cho nhân viên văn thư giữ và đóng dấu tại cơ quan, tổ chức. Điều này có nghĩa là con dấu phải được cất giữ tại trụ sở cơ quan, tổ chức và phải được quản lý chặt chẽ.
Trường hợp thật cần thiết để giải quyết công việc ở xa trụ sở cơ quan thì Thủ trưởng cơ quan, tổ chức đó có thể mang theo con dấu đi theo và phải chịu trách nhiệm về việc mang con dấu ra khỏi cơ quan.
Trường hợp nhân viên văn thư giữ con dấu
Dịch vụ khắc dấu không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản chỉ thị cụ thể của người có thẩm quyền;
Phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức;
Chỉ được đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền;
Không được phép đóng dấu khống chỉ.
Quy định về việc sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức
Những văn bản, giấy tờ do cơ quan, tổ chức ban hành phải đóng dấu của cơ quan, tổ chức.
Những văn bản do văn phòng hay đơn vị ban hành trong phạm vi quyền hạn được giao phải đóng dấu của văn phòng hay dấu của đơn vị đó.
Trên đây những thông tin của các quy định sử dụng và bảo quản con dấu tốt nhất. Hy vọng bạn có thể có thêm chút kinh nghiệm bảo quản con dấu. Đừng quên liên hệ ngay với An Khánh để được tư vấn dịch vụ khắc dấu tốt nhất nhé!
Tham khảo thông tin các dịch vụ khắc dấu An Khánh khác tại đây!
Xem thêm:
