Bài viết này chúng tôi sẽ nói quy định về quản lý và sử dụng con dấu tròn nói riêng và các loại con dấu khác nói chúng, do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp, không phải là con dấu, hình vuông, hình oval, dấu chức danh, dấu tên,… Con dấu có thể xem là biểu tượng thể hiện vị trí páp lý của tổ chức, doanh nghiệp. Việc quản lý và sử dụng con dấu phải tuân theo các quy định của pháp luật.
Quy định về quản lý và sử dụng con dấu
Mỗi cơ quan tổ chức chỉ được sử dụng một con dấu, trong trường hợp cần thêm một con dấu cùng nội dung như con dấu thứ nhất thì phải được sự đồng ý bằng văn bản của cơ quan có thẩm quyền và thành lập phải có ký hiệu riêng để phân biệt với con dấu thứ nhất.
Cơ quan có thẩm quyền thành lập, được hiểu là trong trường hợp cơ quan, tổ chức đó có thể đề nghị cơ quan đã thành lập hoặc cấp phép hoạt động cho phép sử dụng thêm con dấu cùng nội dung như con dấu thứ nhất.
Cơ quan tổ chức có chức năng cấp bằng, chứng chỉ, thẻ chứng minh nhân dân, thị thực thẻ visa có dán ảnh thì được khắc thêm dấu nổi, dấu thu nhỏ để phục vụ cho các công tác, nhiệm vụ nhưng phải do cơ quan có thẩm quyền cấp phép và nội dung con dấu phải giống như con dấu ướt mà cơ quan, tổ chức đó được phép sử dụng.
Mực in dấu cần được thống nhất sử dụng đỏ hoặc xanh
Trong trường hợp bị mất con dấu, cơ quan, tổ chức cần báo ngay cho cơ quan công an, gần nhất và cơ quan công an đã cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu đồng thời phải thông báo hủy bỏ con dấu bị mất.
Con dấu đang dùng bị mòn, hỏng, hoặc có sự chuyển đổi về tổ chức thì phải làm thủ tục khắc lại con dấu mới và nộp lại con dấu cũ.
Khi cơ quan tổ chức sử dụng con dấu chia tách, sáp nhập giải thể, kết thúc nhiệm vụ có hiệu lực thi hành thì người đứng đâu cơ quan tổ chức phải thu hồi con dấu và nộp lại con dấu cho cơ quan công an cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu
Trong trường hợp tạm đình chỉ sử dụng con dấu, cơ quan tổ chức có thẩm quyền ra quyết định thành lập và cho phép sử dụng con dấu, phải thu hồi con dấu phải thông báo cho cơ quan công an cấp giấy phép khắc dấu và các cơ quan liên quan biết.
Trường hợp nhân viên văn thư giữ con dấu
- Dịch vụ khắc dấu không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản chỉ thị cụ thể của người có thẩm quyền.
- Phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ của cơ quan tổ chức
- Chỉ được đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền
- Không được phép đóng dấu chông chỉ
Quy định về việc sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức
Những văn bản, giấy tờ do cơ quan, tổ chức ban hành phải đóng dấu của cơ quan, tổ chức.
Những văn bản do văn phòng hay đơn vị ban hành trong phạm vi quyền hạn được giao phải đóng dấu của văn phòng hay dấu của đơn vị đó.
Trên đây những thông tin của các quy định sử dụng và bảo quản con dấu tốt nhất. Hy vọng bạn có thể có thêm chút kinh nghiệm bảo quản con dấu. Đừng quên liên hệ ngay với An Khánh đẻ được tư vấn dịch vụ khắc dấu tốt nhất nhé.
Xem thêm:
