Câu hỏi: Hiện tại công ty chúng tôi đang chuyển từ đơn vị sự nghiệp sang công ty cổ phần vào tháng 4/2017, lúc đó có hơn 9 đơn vị trực thuộc có sử dụng con dấu riêng, sau khi chuyển qua công ty cột phần thì không thành lập chi nhánh mà chỉ sử dụng một con dấu chúng của công ty ( con dấu cũ đã trả), 9 con dấu của các đớn vị trực thuộc công ty chưa trả. Hỏi để lại dấu như vậy có bị phạt không?
Giải đáp:
Theo quy định tại điều 44 Luật doanh nghiệp 2014 về con dấu của doanh nghiệp thì Doanh Nghiệp có quyền quyết định về hình thức, số lượng và nội dung con dấu của doanh nghiệp. Điều 12 Nghị định 96/2015/NĐ-CP quy định hội đồng quản trị đối với công ty cố phần quyết định số lượng, hình thức, nội dung và mẫu con dấu, việc quản lý và sử dụng con dấu, trừ trường hợp điều lệ của công ty có quy định khác. Nội dung điều lệ và quyết định về con dấu của doanh nghiệp bao gồm:
- Số lượng con dấu
- Mẫu con dấu bao gồm: Hình thức, kích cỡ, nội dung, mầu mực dấu.
- Quy đinh về quản lý vè sử dụng con dấu
Theo thông tin bạn cung cấp, công ty bạn được cổ phần hóa từ đơn vị sự nghiệp hành chính vào tháng 4/2015, trước có 9 đơn vị trực thuộc và có 9 con dấu riêng. Sau khi cổ phần hóa, công ty bạn không thành lập chi nhánh mà chi sử dụng một con dấu chung của công ty. Theo quy định tại điều 12 nghị định 96/2015/ NĐ-CP thì điều này không trái quy định của pháp luật:
Điều 15 Nghị định 96/2015/NĐ-CP quy định, trường hợp làm con dấu mới thì con dấu cũ sẽ được sử lý như sau:
Điều 15 Quản lý và sử dụng con dấu
- Các doanh nghiệp đã thành lập trước ngày 01 tháng 7 năm 2015 tiếp tục sử dụng con dấu đã được cấp cho doanh nghiệp mà không phải thực hiện thông báo mẫu con dấu cho cơ quan đăng ký kinh doanh. Trường hợp doanh nghiệp làm thêm con dấu, thay đổi màu mực dấu thì thực hiện thủ tục thông báo mẫu con dấu theo quy định về đăng ký doanh nghiệp.
- Trường hợp doanh nghiệp đã thành lập trước ngày 01 tháng 7 năm 2015 làm con dấu mới theo quy định tại Nghị định này thì phải nộp lại con dấu và Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu cho cơ quan công an nơi đã cấp Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu. Cơ quan công an cấp giấy biên nhận đã nhận lại con dấu tại thời điểm tiếp nhận lại con dấu của doanh nghiệp.
- Trường hợp doanh nghiệp đã thành lập trước ngày 01 tháng 7 năm 2015 bị mất con dấu, mất Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu thì doanh nghiệp được làm con dấu theo quy định tại Nghị định này; đồng thời thông báo việc mất con dấu, mất Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu cho cơ quan công an nơi đã cấp Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu.
- Doanh nghiệp có trách nhiệm thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp có trụ sở chính để đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trong các trường hợp sau đây:
- Làm con dấu lần đầu sau khi đăng ký doanh nghiệp;
- Thay đổi số lượng, nội dung, hình thức mẫu con dấu và mầu mực dấu;
- Hủy mẫu con dấu.
- Trình tự, thủ tục và hồ sơ thông báo mẫu con dấu thực hiện theo quy định về đăng ký doanh nghiệp.”
Công ty bạn cổ phần hóa từ tháng 4/2015. Tuy nhiên công ty đã làm thủ tục xin cấp con dấu mới, 9 con dấu cũ không còn phù hợp nên con dấu cũ và giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu bạn sẽ nộp lại cho cơ quan công an. Hồ sơ trả con dấu cho cơ quan công an bao gồm:
Công văn đề nghị trả con dấu (Nếu rõ lý do trả dấu)
– Bản gốc Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu.
– Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (bản sao công chứng)
– Giấy giới thiệu (nếu người đi thực hiện thủ tục không phải là người đại diện theo pháp luật)
Sau khi nộp hồ sơ trả dấu, trong thời hạn 5 ngày làm việc (không tính thứ 7, CN và ngày lễ) cơ quan công an sẽ ra biên bản hủy dấu. Khi tới lấy kết quả, doanh nghiệp mang theo dấu cũ để thực hiện hủy dấu và nhận kết quả là biên bản xác nhận đã hoàn thành thủ tục trả con dấu.
Đối với hành vi không trả lại con dấu cũ, công ty bạn sẽ bị xử phạt hành chính từ 2.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng theo quy định tại Điểm g) Khoản 2 Điều 12 Nghị định 167/2013/NĐ-CP:
“Điều 12. Vi phạm các quy định về quản lý và sử dụng con dấu
- Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng đối với một trong những hành vi sau đây:
Không nộp lại con dấu và giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu khi có quyết định của cấp có thẩm quyền có hiệu lực về việc chia tách, sáp nhập, hợp nhất, giải thể, kết thúc nhiệm vụ , chuyển đổi hình thức sở hữu hoặc chấm dứt hoạt động của cơ quan, tổ chức hoặc tạm đình chỉ sử dụng con dấu.
