Cách đóng dấu chữ ký có thể bạn chưa biết

0
420
khắc dấu chữ ký
khắc dấu chữ ký

Việc sử dụng con dấu chữ ký đóng lên văn bản của doanh nghiệp như thế nào, đây là câu hỏi của rất nhiều khách hàng. Đối với nhiều người không tiếp xúc nhiều với giấy tờ. Không hiểu rõ về cách đóng dấu, đóng dấu chữ ký như thế nào? Bài viết dưới đây giúp bạn hiểu thêm về con dấu chữ ký.

Con dấu chữ ký là gì?

Khắc dấu chữ ký là con dấu chứa các thông tin cá nhân như tên và chữ ký của chủ sở hữu con dấu. việc đóng dấu vào các loại văn bản giấy tờ phải theo đúng quy định của pháp luật.

Khắc dấu chữ ký giúp công việc của bạn được nhanh chóng, thuận tiện và hiệu quả hơn. Trong công việc sử dụng con dấu ký vào các văn bản hợp đồng, thể hiện được sự chuyên nghiệp của bạn trong cách làm việc.

Có những kiểu ký nào?

  • Ký nháy: đây là chữ ký ở cuối dòng văn bản hay cuối đoạn văn bản hay cuối

mỗi trang văn bản. Việc ký ở cuôi trang hay cuối văn bản để chốt và nhận nội dung của văn bản đó đã được thông qua. Ký nháy ở cuối văn bản trước khi trình lên cấp trên có thẩm quyền thể hiện người có trách nhiệm soạn thảo kiểm tra văn bản đã thực hiện và chịu trách nhiệm về việc thực hiên soạn thảo văn bản đó.

  • Chữ ký chính thức: là chữ ký có giá trị xác nhận nội dung của toàn bộ văn

bản,và thường ký ở vị trí bên dưới dấu chức danh

Các hình thức đóng dấu chữ ký lên văn bản

Đối với các giấy tờ văn bản trong doanh nghiệp có 4 cách đóng dấu, mỗi con dấu có cách đóng khác nhau:

  • Đóng dấu tròn của doanh nghiệp thì phải đóng dấu bên trái chữ ký, đóng lên

trên 1/3 chữ ký.

  • Đóng dấu treo: đóng dấu lên các tài liệu, văn bản nội bộ của doanh nghiệp.

Đóng ở góc trên cùng, bên trái trên dòng ghi tên cơ quan, doanh nghiệp.

  • Đóng dấu giáp lai là cách đóng dấu lên trên mép của tất cả trang văn bản trong

cùng một bộ, hay tập hồ sơ. Để chứng minh tinh nhất quán  và liên tục của toàn bộ hồ sơ, không bị sửa đổi đánh tráo giữa các trang. Con dấu cần được đóng ở mép của tất cả các trang tài liệu.

Ngoài những hình thức đóng dấu trên thì hiện nay còn có nhiều hình thức khác như: Dấu địa chỉ (dấu hình chữ nhật, khắc tên, địa chỉ, mã số thuế), dấu “Đã thu tiền”, dấu “chữ ký”… Những cách đóng dấu này thì không được nhà nước quản lý và hướng dẫn cụ thể, nhưng bạn cũng nên tìm hiểu xem nó được sử dụng trong những trường hợp nào nhé.

 Cách đóng dấu đúng và đẹp

– Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định.

– Khi đóng dấu chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.

– Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục.

– Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành.