Mọi người cứ tưởng chừng đây là một công việc đơn giản và ai cũng có thể làm được, nhưng ngược lại, thật sự không đơn giản như vây, khi ký tên đóng dấu văn bản bạn cần biết những vấn đề sau đây:
Ai có quyền ký vào văn bản:
Tùy thuộc vào mô hình hoạt động của cơ quan, tổ chức và tình hình thực tế mà thẩm quyền chữ ký văn bản có khác nhau.
Ký thay:
Áp dụng với những cơ quan, tỏ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng, người đứng đầu cơ quan tổ chức.
Thủ trưởng người đứng đầu cơ quan tổ chức có thẩm quyền ký tất cả các văn bản của cơ quan, tổ chức.
Cấp phó có thể ký thay trong trường hợp được người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao ký các văn bản trong lĩnh vực được phân công phụ trách và 1 số văn bản thuộc thẩm quyền người đứng đầu. Chúng ta cần lưu ý: trước tên chức danh, vị trí của thủ trưởng, người đứng đầu phải có ghi “ KT” nghĩa là ký thay.
Ký thay mặt:
Áp dụng đối với các cơ quan, tổ chức làm việc chế độ tập thể
Trường hợp đó là những vấn đề quan trọng của cơ quan, tổ chức mà theo quy định pháp luật hoặc theo điều lệ của tố chức, phải được thảo luận tập thể và quyết định theo đa số thì người đứng đầu cơ quan tổ chức thay mặt tập thể ký các văn bản này hoặc cấp phó, các thành viên giữ chức vụ lãnh đạo khắc cũng có thể ký thay mặt theo ủy quyền của người đứng đầu văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách.
Lưu ý: trước tên tập thể lãnh đạo đó, phải có ghim “ TM” nghĩa là thay mặt.
Ký thừa, ủy quyền
Áp dụng trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu cơ quan tổ chức có thể ủy quyền cho người đứng đầu đơn vị trong cơ quan, tổ chức ký thừa ủy quyền 1 số văn bản mà mình phải ký.
Việc giao ký thừa ủy quyền phải được quy định bằng văn bản và giới hạn trong thời gian nhất định và nhớ rằng người ký thừa ủy quyền không được ủy quyền lại cho người khách ký.
Lưu ý: trước tên chức danh, vị trí của thủ trưởng, người đứng đầu phải có ghi “TUQ” nghĩa là thừa ủy quyền.
Ký thừ lệnh
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao cho Chánh văn phòng, trưởng phòng hành chính hoặc trưởng một số đơn vị ký thừa lệnh một số văn bản
Tương tự như ký thừa ủy quyền, ký thừa lệnh phải được quy định cụ thể trong quy chế hoạt động hoặc quy chế công tác văn thư của cơ quan, tổ chức.
Lưu ý: trước tên cơ quan tổ chức giao ký phải ghi “ TL” nghĩa là thừa lệnh.
Ký tên phải dùng mực nào?
- Không được dùng mực màu đỏ
- Không được dùng bút chì
- Không được dùng những loại mực dễ phai
Cách đóng dấu trên văn bản?
- Đóng dấu phải dõ dàng, ngay ngắn, đứng chiều và dùng đứng mực dấy quy định
- Khi đóng dấu lên chữ ký, phải đóng dấu chùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái
- Các phụ lục kèm theo văn bản chính sẽ do người ký văn bản quyết định việc đóng dấu. Dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan tổ chức hoặc tên phụ lục
- Đóng dấu giáp lại, đóng dấu nổ lên văn bản sẽ do bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan quản lý ngành hướng dẫn.
Nếu bạn đang có nhu cầu làm con dấu chữ ký, dấu chức danh, con dấu hoàn công,… các bạn thế thể đến với dịch vụ khắc dấu An Khánh chúng tôi. Chúng tôi tự hào là đơn vị chuyên đi đầu về dịch vụ khắc con dấu, với hệ thống máy móc hiện đại nhất, và đội ngũ nhân viên lành nghề, chúng tôi cam kết sẽ mang đến khách hàng những dịch vụ và chính sách ưu đãi nhất, khắc nhanh lấy ngay.
Các bạn có thể liên hệ:
☎ 0975.686.270 – ☎094.384.7064
Email: [email protected]
Địa chỉ : Số 09 Ngõ 66 Hồ Tùng Mậu, Cầu Giấy, Hà Nội.
